Документы, поступившие по электронной почте или по факсу в виде скан-копий или фотокопий оригинала, не могут подтверждать расходы организации для целей налога на прибыль. Об этом Минфин предупредил в письме от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли организаций признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Согласно же статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, если расходы осуществлены на территории РФ, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью. Возможности подтверждения раcходов сканами и фотокопиями оригинальных документов законодательство не предусматривает.